Principe
L’ajout d’un disclaimer dans les correspondances électronique est là pour rappeler le caractère confidentiel du contenu de l’email. C’est un rappel de bonne conduite.
Mise en place
Etape 1 : Se connecter au centre d’administration d’Exchange 2013
Exemple d’URL : https://<votre_serveur_Exchange>/ecp
Etape 2 : Cliquer sur “Flux de messagerie” puis “Règles”
Etape 3: Ajouter une règle
Cliquer sur “+” en dessus des règles, choisir “Créer une règle…”.
Etape 4: Configurer la règle
Pour le critère “Appliquer cette règle si…”, choisir l’option “Le destinataire se situe…” et choisir “Hors de l’organisation” comme paramètre.
Pour le critère “Procédez comme suit…”, choisir l’option “Ajouter une exclusion de responsabilité…” et tapez le texte que vous voulez ajouter comme disclaimer en cliquant sur “Entrer du texte…” à droite.
Enfin, sélectionner le paramètre “Ignorer” s’il est impossible d’appliquer l’exclusion de responsabilité.
Pour terminer, cliquer sur Terminer.
Etape 5: Vérifier que la règle est activée
Exemple de disclaimer
Ce message contient des informations confidentielles destinées à la personne mentionnée ci-dessus. Si vous n'êtes pas cette personne, vous n'avez pas l'autorisation de révéler ces informations, de les transmettre à qui que ce soit ou d'en faire des copies. Avertissez l'expéditeur immédiatement et détruisez cet e-mail.
Conclusion
De cette manière, vous pouvez ajouter un message de sécurité de façon simple et centralisé. Vous avez aussi la garantie que le message soit appliqué à tous les mails sortant de votre organisation et sans devoir le gérer par les signatures mails de chacun.
Petite information, un mail non chiffré contenant un disclaimer n’a aucune valeur juridique, c’est comme envoyer une carte postale sans enveloppe. Pensez donc à chiffrer vos emails.