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Contexte et problème 

Dans Microsoft Office 365/ Office 2016, un délégué dispose des autorisations "Editeur" sur un calendrier d’un autre utilisateur dans Microsoft Outlook.

Le délégué peut créer des rendez-vous/réunions mais lorsqu’il tente de supprimer un élément du calendrier, le message d'erreur suivant s'affiche :

Cause

Lorsqu'un élément de calendrier est supprimé, Outlook 2016/365 tente de le déplacer vers le dossier "Éléments supprimés" de la boîte aux lettres d'origine. Si le délégué ne dispose pas des autorisations sur le dossier Éléments supprimés, l'opération échouera.

Solutions de contournement 

• Utiliser Outlook sur le Web pour supprimer les entrées du calendrier --> Il s’agit de la solution la plus simple
• Comme solution de contournement dans Outlook 2016/O365, attribuer au délégué au moins des autorisations d'auteur sur le dossier "Éléments supprimés"
• Dans les versions antérieures d'Outlook, ce problème ne se pose pas puisque les éléments supprimés étaient déplacés vers la boîte aux lettres des délégués. Ce comportement est contrôlé via la clé de registre DelegateWasteBasketStyle qui se trouve sous :Ordinateur\HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\16.0\Outlook\options\general Cette clé peut avoir les valeurs : 4 – déplace les éléments supprimés vers le dossier Éléments supprimés dans la boîte aux lettres d'origine. 8 – déplace les éléments supprimés vers le dossier Éléments supprimés dans la boîte aux lettres du délégué (Par défaut, Outlook 2016 définit cette valeur clé sur 4) --> Comme une autre solution de contournement, il est possible de modifier la valeur de cette clé de registre à 8.

Contexte : Le fichier de donnée Outlook atteint sa masse critique et a pour conséquence des lenteurs et bugs dès l'ouverture de la messagerie.

Pour réduire le poids du fichier .ost sans avoir à télécharger à nouveau la BAL en supprimant ce fichier.

Ouvrir Outlook >Fichier >paramètre de compte >sélection de la boite >paramètres supplémentaires >paramètre du fichier de donnée Outlook >bouton Compresser

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Paramètres supplémentaires

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Symptômes

Quand vous accédez aux dossiers d’une boîte aux lettres sur votre profil Outlook, vous pouvez rencontrer des problèmes de synchronisation aléatoires suivants :

• Lorsque vous affichez des éléments dans la boîte aux lettres partagée, les nouveaux éléments peuvent ne pas apparaître ou des éléments semblent manquants,

• Les éléments que vous avez supprimés apparaissent toujours,

• Performances d’Outlook lentes ou blocages aléatoires.

Résolution

Désactiver la mise en cache de tous les dossiers partagés (Pour Outlook 2010 et versions ultérieures):

1. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Paramètres du compte dans la liste Paramètres du compte.

2. Dans la boîte de dialogue Paramètres du compte, cliquez sur l’onglet Messagerie, puis double-cliquez sur votre compte Microsoft Exchange. Dans la boîte de dialogue Modifier le compte, cliquez sur Autres paramètres.

3. Dans la boîte de dialogue Microsoft Exchange, cliquez sur l’onglet Avancé puis désactivez la case à cocher Télécharger les dossiers partagés puis Cliquez deux fois sur OK.

4. Cliquez sur Suivant, sur Terminer, puis sur Fermer.

5. Redémarrez Outlook.

Problème

Supposons que vous utilisez Microsoft Outlook 2010 ou une version ultérieure et que vous êtes autorisé à envoyer des messages électroniques en tant qu’un autre utilisateur ou pour le compte d’un autre utilisateur à partir d’une boîte aux lettres partagée. Toutefois, lorsque vous envoyez un message pour cet utilisateur, ce message n’est pas enregistré dans le dossier Éléments envoyés de la boîte aux lettres partagée. En lieu et place, il est enregistré dans le dossier Éléments envoyés de votre boîte aux lettres.

Résolution

1. Cliquez sur Démarrer, puis sur Exécuter, tapez regedit, puis cliquez sur OK.
2. Recherchez la sous-clé de Registre suivante, puis cliquez dessus :

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\x.0\Outlook\Preferences

 Note: Lʼespace réservé x.0 représente la version dʼOffice (16.0 = Office 2016, Office 2019, 15.0 = Office 2013).

3. Dans le menu Edition, pointez sur Nouveau, puis cliquez sur Valeur DWORD.
4. Tapez « DelegateSentItemsStyle », puis appuyez sur Entrée.
5. Cliquez avec le bouton droit sur DelegateSentItemsStyle, puis cliquez sur Modifier.
6. Dans la zone Données de la valeur, tapez 1, puis cliquez sur OK.
7. Fermez l’Éditeur du Registre.

Note: Outlook doit être configuré en mode mis en cache pour que cette modification du clé de registre fonctionne correctement. 

Symptôme

Les messages reçus sont automatiquement déplacés vers le dossier Éléments supprimés en absence de règles serveur ou sur Outlook.

Cause

Ce problème se produit si vous avez sélectionné Ignorer dans un e-mail, puis qu'un message ultérieur de ce fil de discussion arrive dans votre boîte aux lettres: Si un futur message lié au message initialement ignoré arrive dans votre boîte de réception, Outlook le déplace automatiquement vers votre dossier Éléments supprimés.

Remarque : Vous pouvez savoir qu'un message est ignoré par l'état du contrôle Ignorer sur le ruban: Dans Eléments supprimés, ouvrez le mail puis Développez le menu Supprimer, si Ignorer est mis en surbrillance, comme illustré dans la figure ci-dessous, le fil de conversation de ce message est actuellement ignoré par Outlook et les messages relatifs reçus sont déplacés automatiquement dans éléments supprimés.

Résolution

 Pour résoudre ce problème, supprimez l'état "ignorer" du fil de discussion comme suit : 

1. Sélectionnez votre dossier "Éléments supprimés" puis ouvrez le message actuellement configuré pour être ignoré dans Outlook.
2. Cliquez sur Ignorer dans le groupe Supprimer de l'onglet Message du ruban. Si vous y êtes invité, cliquez sur Arrêter d'ignorer la conversation. À ce stade, le message est automatiquement déplacé depuis votre dossier Éléments supprimés vers le dossier initial, et les futurs messages de ce fil de discussion ne seront plus automatiquement supprimés.

Description du Problème:

Lorsque vous supprimez des messages d'une boite aux lettres, les éléments supprimés sont placés dans votre propre dossier "Éléments supprimés" au lieu du dossier "Éléments supprimés" de la boîte aux lettres partagée. 

Contournement:

Pour contourner ce problème, il faut changer la destination des éléments supprimés vers le dossier Éléments supprimés du propriétaire de la boîte aux lettres à travers une modification du paramétrage du registre comme suit:

1. Quittez Outlook
2. Démarrez l’Éditeur du Registre: Appuyez sur touche de logo Windows+R pour ouvrir une boîte de dialogue Exécuter, tapez regedit.exe, puis appuyez sur OK.
3. Trouvez la sous-clé de Registre suivante :

\HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office<x.0>\Outlook\Options\General

Note: L’espace réservé<x.0> représente votre version d’Office (16.0 = Office 2016, Office 2019, Office LTSC 2021 ou Microsoft 365, 15.0 = Office 2013).

4. Cliquez avec le bouton droit sur la valeur DelegateWastebasketStyle, puis sélectionnez Modifier.

Si cette valeur de Registre n’est pas présente, procédez comme suit pour la créer :

1. Cliquez avec le bouton droit sur le dossier Général dans le chemin défini à l’étape 3.
2. Pointez sur Nouveau, puis sélectionnez Valeur DWORD.
3. Tapez DelegateWastebasketStyle, puis appuyez sur Entrée
4. Remplacez les données de valeur de la boîte de dialogue Modifier la valeur DWORD par l’une des valeurs suivantes :

• 8 = Stocke les éléments supprimés dans votre dossier.
• 4 = Stocke les éléments supprimés dans le dossier du propriétaire de la boîte aux lettres.

6. Fermez l’Éditeur du Registre.
7. Redémarrez Outlook. 

Description du problème :

Lorsqu’un utilisateur 1 n'a plus besoin d'accéder au calendrier d’un autre utilisateur 2, la délégation peut être supprimée via le client Outlook ou par un administrateur Exchange en utilisant le PowerShell.

Après la suppression des droits de délégation, tout accès au calendrier est révoqué et les invitations aux réunions ne sont plus envoyées au délégué pour qu'il les accepte ou les refuse. Il est possible que même après la suppression des délégations, l'utilisateur 1 continue à recevoir des demandes de réunions envoyées à l’utilisateur 2.

 Diagnostic et résolution :

• Vérifier si les droits délégués ont été correctement supprimés en exécutant la commande suivante: 

Get-MailboxFolderPermission -Identity UserEmailaddress:\Calendar  Si vous voyez encore l’ancien délégué, supprimez ses droits à l'aide de la commande: Remove-MailboxFolderPermission -Identity DelegatorUserEmailaddress:\Calendar -User UserEmailaddressdelegate

• Vérifier s’il y a des règles de boîte de réception masquées : Si le droit de voir les éléments privés a été affecté au délégué, une règle de boîte de réception masquée sera créée au niveau de la boîte aux lettres du délégué. Lorsque ce dernier est supprimé du calendrier, il doit automatiquement supprimer la règle masquée depuis sa Boite aux lettres.

Les règles de boîte de réception masquées ne sont pas visibles pour l'utilisateur dans Outlook. Seul un administrateur Exchange peut les chercher et les supprimer. Rechercher la règle de boîte de réception masquée via la commande :

Get-InboxRule -Mailbox  “DelegatorUserEmailaddress” -IncludeHidden avec le paramètre Mailbox identifiant le délégant et non le délégué. 

Ci-dessous un exemple du résultat de la commande précédente pour une boîte aux lettres avec une règle de boîte de réception de délégué masquée :

Pour en savoir plus sur ce que fait cette règle, développez la commande précédente avec l'ajout du paramètre Identity. Notez que le paramètre identité n'est pas le nom de la règle mais plutôt la valeur de RuleIdentity 

Vous pouvez supprimer cette règle avec la cmdlet "Remove-InboxRule" : Get-InboxRule -Mailbox EmailAddress -IncludeHidden -Identity  XXXXXXXXXXXXX | Remove-InboxRule

Confirmer la suppression de la règle en réémettant la commande initiale :

Get-InboxRule -Mailbox EmailAddress -IncludeHidden

La suppression de la règle du transfert au délégué devrait résoudre le problème.

Sinon, vérifiez si le transfert de boîte aux lettres est configuré via une redirection: Get-Mailbox -Identity “DelegatorUserEmailaddress”  | Format-List Name,ForwardingSmtpAddress,ForwardingAddress Si un transfert de boîte aux lettres est présent, les valeurs seront renvoyées dans les champs ForwardingSmtpAddress et ForwardingAddress. Si ces champs sont vides, le transfert de boîte aux lettres n'est pas en place.

Pour supprimer la configuration du transfert depuis une BAL, exécutez la commande suivante:Set-Mailbox -Identity “DelegatorUserEmailaddress”  -ForwardingSmtpAddress $null -ForwardingAddress $null -DeliverToMailboxAndForward $false

Il est aussi possible que le transfert soit en place avec une règle standard au niveau de la boîte de réception de l’utilisateur. Pour cela, vérifiez si les règles de la boîte de réception incluent une action de transfert ou de redirection.